Требования к оформлению служебных и деловых писем

Основные требования
Что должно содержать деловое письмо?
О реквизитах письма подробно

Служебное или деловое письмо – документ, выполняющий функцию связи между различными подразделениями организации либо между компаниями в процессе их деятельности.

Основные требования

1. Оформление письма выполняется на фирменном бланке (формат А4 либо А5).
2. Письмо должно подписываться руководителем организации либо его заместителями.
3. Обязательные требования – грамотность текста, аккуратность, отсутствие исправлений, помарок.
4. Стиль письма – официально-деловой, содержание – с включением объективных сведений о произошедших или будущих событиях, при необходимости – дополнение в виде соответствующих материалов (приложение).
5. Письмо составляется в 2-х экземплярах. 1 вариант оформляется на бланке компании, копия – на обычном листе без подписи, с заверением секретарем.

Что должно содержать?

• Дату, номер, данные адресата и отправителя;
• Указание на дату, номер ранее полученного письма;
• Заголовок о сути письма и текст;
• Пометка о наличии приложений;
• Подпись и при необходимости печать;
• Отметка о сотруднике-исполнителе.

Перечисленные реквизиты обязательны для указания в служебном/деловом письме.

Допустимо изображение эмблемы компании, которое располагается в верхней части документа. В письме может присутствовать общепринятое изображение герба (российского или регионального). В этом случае эмблема в письме не воспроизводится.

Данные отправителя – полное либо сокращенное наименование компании, отправляющей письмо.

Номер часто состоит из нескольких частей, при этом каждая имеет свое значение. Пример — №3/17-3055.

Заголовок должен быть кратким, отображающим суть письма. Место расположения – перед текстом.

Пометка о том, что имеется приложение, проставляется в случае, если прилагаются какие-то материалы, документы. Место расположения – нижний угол письма.

Подпись – слева под текстом. Содержание: наименование должности подписывающего документ лица, личная подпись, ее расшифровка.

ВАЖНО! При отсутствии подписи письмо официальным не является, оно не имеет юридической силы.

Другие статьи по теме «Деловая переписка. Деловое письмо»:

1. Написание делового письма
2. 7 критических ошибок при ответе на письмо-агрессию
3. Как ответить на агрессивное письмо клиента
4. Этикет деловой переписки. О хорошем впечатлении
5. Требования к письму. О времени ответа на письмо
6. Правила ведения деловой переписки. О ‘хитростях’ финала письма
7. Составление делового письма. Обращение и приветствие
8. Особенности делового письма. Иглоукалывание и деловое письмо
9. Особенности деловой переписки. Позови меня тихо по имени
10. Правила электронной деловой переписки О теме письма
11. Деловая е-mail переписка. Немного о стандартах
12. Простые правила русского языка
13. Как составить эффективное письмо для e-mail рассылки
14. Этика электронной деловой переписки
15. Как грамотно написать письмо-отказ
16. Бизнес письмо или Как написать письмо партнеру по бизнесу
17. Этика делового общения в электронной переписке
18. Имидж делового человека в электронной деловой переписке
19. Продающее письмо или  «Фишки убедительности»
20. Коммерческое предложение. Как составить коммерческое предложение

Обратите внимание на наши тренинговые программы по деловой переписке:

E-mail переписка в бизнесе. Управляйте деловыми отношениями

Деловая е-mail переписка с партнерами. Непростые ситуации (продвинутый уровень)

Деловая переписка. Имидж и деловые интересы