Стратегическая сессия – что это такое, как провести

 Статьи    

Хаотичное развитие бизнеса всегда приводит к негативным последствиям. Коммерческая деятельность должна вестись планомерно, строиться на долгосрочных планах. Достаточно много есть инструментов, которые помогают упорядочить ведение дел в компании, ее развитие. Одним из них является стратегическая сессия. Проведение стратегической сессии – это обоснованная необходимость. Что это такое, как ее провести, каковы цели и задачи, план, участники и т.д.? На все вопросы мы ответим в нашей подробной статье про стратегическую сессию.

Что это такое?

Стратегическая сессияСтратегическая сессия – что это такое? Под этим понятием понимается вид групповой работы. В ней участвуют представители руководящего состава, а также специалисты компании. Такая сессия проводит для того, чтобы наметить план развития бизнеса. Время реализации плана может быть разным, например, 6 месяцев или же 4-5 лет. Сессия стратегического развития требует периодичности.

  • Как правило, ее организуют в начале каждого последующего цикла планирования стратегий развития бизнеса. По времени цикл равняется примерно 1 году, именно такое время используется большинством компаний.
  • При наличии бюджета проведение групповой работы в указанном формате приходится на период, предшествующий утверждению бюджета – примерно за несколько месяцев.
  • Чаще проводится в конце года – в ноябре или в декабре.

Сессия стратегического развития всегда нужна, если произошли резкие изменения во внешней или внутренней бизнес среде. Именно с ее помощью можно направить развитие компании в том направлении, которое позволит обеспечить ее стабильное положение на рынке и не столкнуться с непредвиденными убытками.

Цели и задачи

Стратегическая сессияГлавная цель – выбрать путь развития компании в течение последующего, определенного временного отрезка. Необходимо определить проекты, которые позволят достичь указанной цели. Очень часто стратегическую сессию сравнивают с поворотом штурвала большого корабля. Громадное судно не сразу реагирует на изменение курса. Однако все-таки оно поворачивает в нужном направлении, даже если это изначально не заметно.

Дополнительные цели:

  • Понять, каков рынок на конкретный момент времени, определить позицию компании;
  • Признать обоснованно, что изменения нужны, и определить план реализации главной цели;
  • Сплотить коллектив, предпринять действия, направленные на вовлечение сотрудников к реализации плана.

В большинстве случаев при проведении стратегической сессии ставятся следующие задачи:

  • Определение новых точек развития бизнеса, используя аналитические инструменты и учитывая веяния современного рынка;
  • Увидеть, как нужно развивать компанию в течение определенного отрезка времени;
  • Согласование целей развития, установка приоритетных направлений в работе команды управленцев;
  • Обсуждение и дальнейшее принятие важных решений, способных повлиять на последующее функционирование бизнеса;
  • Вовлечение сотрудников в процесс изменений, не допуская развития проблем при внедрении нововведений.

Когда нужно проводить и этап подготовки

Стратегическая сессияСуществует ряд признаков того, что пришло время для проведения сессии стратегического развития. Необходимо пользоваться таким инструментом, если непонятно, по какому пути идти вперед в условиях изменившегося рынка. Стратегическая сессия нужна, если обновился коллектив, он вырос в численности. Кроме того, ее следует проводить для синхронизации дальнейшего развития. Каждая структура компании выполняет те или иные задачи. И все задачи, а также действия по их реализации должны быть направлены на достижение общей цели. Стратегическую сессию проводить нужно и в том случае, если окончен предыдущий цикл развития, и пришло время начинать новый виток работы, который способен вывести компанию на желаемый уровень.

Стадия подготовки – важный этап. Чтобы получить нужный результат от групповой работы, следует тщательно подготовиться. Необходимо приготовить аналитические данные, они помогут сгенерировать новые и, главное, правильные идеи. В процессе мероприятия не будет времени искать информацию, которую ко всему прочему нужно еще и предварительно тщательно проверить.

План стратегической сессии и ее участники

Стратегическая сессияПлан стратегической сессии в каждом случае сугубо индивидуален. Отметим основные моменты:

  • Формулировка целей;
  • Установка правил, формата проведения;
  • Активизация креативного мышления участников;
  • Поиск решения с помощью коллективного разума;
  • Оценка идей путем общей дискуссии или индивидуального голосования;
  • Выбор важных стратегических проектов;
  • Определение сути стратегической сессии;
  • Подведение итогов, обмен опытом.

Кто должен участвовать? Важно обеспечить присутствие собственника, основателя бизнеса. Это важный момент, так как получается повысить степень ответственности команды. В то же время на стадии поиска решения с помощью коллективного разума его участие нежелательно, так как другие участники могут ограничить себя в высказываниях, что негативно скажется на итогах проведения мероприятия. Помимо собственника, в сессии должны участвовать представители руководящего состава компании, включая директоров отделов. В большинстве случаев на сессии принято приглашать также топ-менеджеров, редко – экспертов.

Выбор ведущего

Стратегическая сессияСтратегическая сессия компании, если она организуется с профессиональным подходом, предполагает наличие ведущего. Его роль исполняет эксперт, способный выступать в качестве фасилитатора, модератора, консультанта, тренера, обеспечивающего успешную групповую коммуникацию. Это опытный специалист, который имеет стаж проведения подобных мероприятий. Нередко фасилитатор нанимается со стороны, он не является членом команды компании. В его функции не входит высказывание идей и предложений. Работа ведущего заключается в том, чтобы помочь участникам общаться и прийти к тем или иным результатам. Выбор ведущего должен основываться на следующих критериях:

  • Наличие опыта проведения подобных мероприятий;
  • Знакомство с портфолио, чтобы иметь представление о том, как модератор будет работать;
  • Наличие опыта работы на управленческой должности;
  • Составление примерного плана, чтобы понять, каким будет проводимая стратегическая сессия;
  • Человек должен быть приятным в общении, выглядеть достойно, чтобы вызывать уважение и желание с ним контактировать.

Когда и где проводить стратегическую сессию

Стратегическая сессия компании – непростое в плане организации мероприятие. Очень важно учесть все моменты, которые способны повлиять на ее итог. Следует придерживаться нескольких правил, чтобы провести сессию с максимально возможным эффектом.

  • Какое место выбрать?

Чтобы люди смогли высказать по-настоящему новые идеи, их нужно вырвать из привычной обстановки. Соответственно, нежелательно собирать их там, где они исполняют свои рабочие обязанности. Лучше арендовать конференц-зал в здании, не принадлежащем компании. Самый эффективный вариант – найти место для проведения за городом. В этом случае участники гарантированно смогут увидеть бизнес с другой, новой стороны.

  • Когда проводить?

Стратегическая сессияЖелательно проводить стратегическую сессию в спокойные рабочие дни. Лучше организовать мероприятия под выходные. На выходных можно провести мероприятие, однако это свободное время сотрудников. И не каждый готов тратить время на работу в дни законного отдыха. Если выбирать рабочие дни, то придется оторвать сотрудников от работы. Но сессия важна, ее нужно проводить, ведь от нее зависит, как будет в дальнейшем развиваться деятельность компании.

  • Сколько времени потратить на сессию?

Все зависит от объема плана. Если план обширен, то стоит потратить на мероприятие 2-3 дня. Причем это должен быть единый процесс, без перерывов на сутки и более. Прерываться на выполнение обычных рабочих обязанностей – значит, не добиться нужных результатов. К тому же нужно, чтобы участники погрузились в тему, а на это требуется определенное время.

  • Как должны выглядеть участники?

Прежде всего нужно создать комфортные условия для участников. Не стоит требовать, чтобы они посетили мероприятие в строго деловой одежде. Если люди станут чувствовать себя свободно, то есть гарантия, что результаты будут именно такими, какие они ожидаются по итогу успешной стратегической сессии.

  • Какие должны быть сопутствующие условия?

Необходимо исключить присутствие тяжелых алкогольных напитков, способных нарушить процесс мышления и вообще выбить людей из рабочей колеи. Можно провести вечернее мероприятие, но уже после сессии, когда она будет завершена. Если сессия проводится 2-3 дня и есть возможность организовать пребывание людей в месте ее организации, то естественно, что нужно позаботиться о ночном отдыхе, а также о питании участников.

Популярные ошибки

Стратегическая сессияОчень часто при организации стратегической сессии допускаются ошибки, связанные с определенными ситуациями. Самые популярные:

  • Не хватает времени;
  • Участники мало мотивированы;
  • Люди заранее негативно относятся к мероприятию;
  • Низкокачественная аналитика;
  • Критика, много споров, обсуждения затягиваются;
  • Мало идей, или они совсем непродуктивные.

Всех перечисленных ошибок можно избежать. Для этого важно помнить, что к стратегической сессии важно тщательно готовиться, включая и то, что связано со сбором аналитической информации. Чтобы хватило времени, нужно правильно выбирать дни для организации стратегической сессии и скрупулезно готовить план проведения. Для предотвращения ситуаций, связанных с множеством споров и затянувшихся обсуждений, важно правильно проводить процесс принятия решения с помощью коллективного разума. Нужно пользоваться помощью профессиональных ведущих, которые способны лавировать в любых условиях. Следует оказывать давление на критиков, деструктивно влияющих на ход обсуждения.

Необходимо готовить людей к сессии, объясняя важность этого мероприятия. Ведь от сессии зависит, как дальше будет развиваться бизнес, и станет ли он развиваться вообще. Если компания потеряет свои позиции на рынке, то ее существование окажется под вопросом. Но для людей однозначно нужно создать комфортные условия, сделать все возможное, чтобы они с желанием посетили сессию и высказались на тему изменений, способных привести к выходу компании на новый уровень развития.

Можно ли проводить стратегическую сессию онлайн?

Стратегическая сессияОнлайн – сегодня это популярный формат проведения различных мероприятий. Особенно он стал востребован в период пандемии, когда нужно было обеспечить дистанционирование людей в целях их личной безопасности. Однако, как показывает практика, для стратегической сессии лучше выбирать формат оффлайн. При онлайн технологии снижается эффективность общения, живость дискуссии не такая, как при прямом контакте. К тому же присутствует зависимость от технических моментов, того же качества интернет связи. При удаленном формате невозможно добиться полной вовлеченности, что негативно сказывается на итогах мероприятия. Но если провести сессию оффлайн по каким-то причинам не получается, то можно организовать ее в формате онлайн. Это допустимо, но в самых крайних случаях. Если можно организовать встречу участников, не используя интернет связь, то, конечно, стоит отказаться от  удаленного общения и предпочесть формат оффлайн.

Итоги и что происходит после

Если говорить про стратегическую сессию, пример любого подобного мероприятия имеет те или иные результаты, в числе которых, как правило, присутствует:

  • Много разных идей, которые в дальнейшем оцениваются и сортируются для выбора важных, конструктивных;
  • Набор инициатив стратегического характера, а также проектов, намеченных для реализации;
  • Главные приоритеты развития на определенное сессией время, их еще принято называть стратегическим ядром;
  • «Картинка» будущего, составленная участниками стратегической сессии;
  • Определение ценностей, корпоративных принципов;
  • Комплект мер, направленных на преодоление возможного или реального кризиса;
  • Амбициозные цели развития, поддерживаемые всеми участниками;
  • План реализации стратегии с пунктами, которые необходимо выполнить.

Стратегическая сессияПрограмма стратегической сессии всегда приводит к получению тех или иных результатов. А что происходит уже после мероприятия? Предпринимаются меры по реализации того, к чему пришли его участники. Весь коллектив компании знакомится с итогами сессии. Руководители дают задания, основанные на плане внедрения изменений. Ведется ежеквартальный контроль за их выполнением.

Заключение

Мы рассказали, как провести стратегическую сессию, что это простыми словами, как к ней подготовиться, на что обратить внимание, как избежать ошибок при организации мероприятия. Для руководителей очень важно знать о таких сессиях все и даже больше, при желании можно пройти обучение на эту тему. Нужно отметить, что очень важен не только подготовительный этап с разработкой сценария или стадия непосредственного проведения сессии. Немаловажно обеспечить постоянный и оценивающий контроль реализации плана итогов мероприятия. Необходимо помнить, что провести стратегическую сессию – это полдела. Другая половина дела – реализовать все то, что поможет компании в дальнейшем развиваться. В противном случае мероприятие окажется пустой тратой времени.