Реалии современной жизни нередко диктуют свои условия. Управление удаленной командой стало необходимостью в силу изменившихся обстоятельств по причине случившейся несколько лет назад пандемии ковида. Многим компаниям пришлось отправить своих сотрудников на удаленку. Этот режим оказался для большинства организаций новым видом режима работы. Несмотря на то, что пандемия отступила, некоторые компании продолжили использовать подобный подход для осуществления своей деятельности. Как управлять удаленной командой? Рассмотрим преимущества и недостатки удаленки, а также принципы и способы, которые позволяют делать это максимально эффективно.
Плюсы и минусы удаленной работы
Преимущества для сотрудников:
- Много свободы;
- Минимизация стресса;
- Не нужно тратить время на дорогу до работы;
- Можно работать в любом месте, где есть интернет;
- Совмещение рабочих и личных задач;
- Уменьшение риска выгорания.
Плюсы для работодателей:
- Возможность нанимать специалистов, независимо от их места проживания;
- Увеличение скорости развития своего бизнеса;
- Экономия на аренде, оснащении рабочих мест, прочих расходах.
Есть ли минусы? Да. Прежде всего, управление удаленной командой является сложным процессом. Решить управленческие задачи в таких условиях довольно непросто. Сотрудники зачастую не могут абстрагироваться и заниматься только работой, что нередко приводит к срывам выполнения задач или низкому качеству их выполнения. Непросто контролировать их рабочее время, как, впрочем, и им самим это трудно делать. Руководству трудно поддерживать командный настрой, оценивать продуктивность деятельности подчиненных, ставить те или иные задачи и следить за их выполнением. Но, как показывает практика, эффективное управление удаленными сотрудниками все-таки возможно. Как добиться желаемого результата?
Принципы управления удаленной командой
Чтобы добиться эффективности выполнения задач при удаленном режиме работы, необходимо соблюсти несколько принципов.
- Обеспечение коммуникации.
- Установка правил.
- Осуществление контроля.
- Постановка четких задач.
- Обеспечение синхронизации.
Система управления удаленными сотрудниками тогда эффективна, когда обеспечены вышеперечисленные принципы. Если говорить о коммуникации, то в данном случае связь между сотрудниками очень важна, так как им не достает общения, что присутствует в офисе. Люди мало видятся друг другом и с руководителем, мало общаются. Для обеспечения коммуникации необходимо периодически проводить онлайн-встречи, что позволяют делать различные современные инструменты для удаленного общения.
Устанавливать правила необходимо, если поставлена цель – добиться выполнения задач на том же уровне, что и в обычных рабочих условиях. Нужно составить регламенты, различные инструкции, которые должны будут выполняться сотрудниками при выполнении своих рабочих обязанностей. Кроме того, нужно создать систему контроля. Следует распределить задачи, при возникновении вопросов всегда на них отвечать, контролировать ход выполнения, а также вести учет рабочего времени.
Управление удаленной командой тогда становится эффективной, когда обеспечивается постановка четких задач. В офисе обсуждения деталей происходят устно. А на удаленке, чтобы исключить непонятности, нужно это делать в письменном виде. Следует готовить технические задания, отправлять какие-то дополнительные материалы, которые помогут решить задачи, обеспечить контакты с коллегами, а также ставить четкие временные рамки выполнения задачи. Кроме того, очень важно обеспечить синхронизацию. Нередки случаи, когда сотрудники неслаженно выполняют свою работу, что негативно сказывается на деятельности компании. Особенно такое часто происходит именно на удаленке. Поэтому очень важно, чтобы при управлении удаленной командой была обеспечена синхронизация работы сотрудников.
Как управлять удаленной командой эффективно – способы
Управление удаленной командой тогда бывает результативным, когда руководитель знает, как организовать работу в непростых условиях с точки зрения контроля. Что нужно делать?
- Обеспечивать онлайн общение.
В данном случае нужно соблюдать принцип, который выражается в обеспечении коммуникации. Путем онлайн общения проще организовать совместную работу, коллективное выполнение задач, как это происходит в офисе. Следует каждый день проводить хотя бы небольшие по времени онлайн встречи, чтобы обсудить проделанную и будущую работу.
- Общение звонками каждый день.
И снова будет соблюден принцип коммуникации. К тому же с помощью созвонов получится лучше контролировать сотрудников, работающих на удаленке. Исключается необоснованная потеря времени, когда есть недопонимания, обеспечивается единый дух товарищества, наставничества.
- Проведение ежедневных собраний.
Нужно проводить собрания, причем не просто регулярно, а каждый день. При обеспечении онлайн встреч сделать это не так сложно. Но собрания, проводимые руководителем, заставят сотрудников держать себя в рабочем тонусе и уделать рабочее время именно выполнению задач, а не решению личных проблем.
- Контроль, но не чрезмерный.
Управление удаленными сотрудниками предполагает контроль, но перестараться в данном деле нельзя. Если работники поймут, что контролируется каждый их шаг, то может развиться стрессовая ситуация, и продуктивность снизится. Нужно контролировать, основываясь на оценке достижений и результативности работы, обеспечивая при этом соблюдение других принципов, в частности, установку правил, которые нужно будет соблюдать сотрудникам.
- Общение в едином формате.
В данном случае речь идет о том, чтобы использовался 1 чат для общения. Тогда сотрудники будут знать, что делает каждый из них, какие задачи выполняет, с какими трудностями сталкивается. Единый чат позволит обеспечить коммуникацию между всеми членами команды, а также их руководителем.
- Соблюдение часовых поясов.
Удаленная команда нередко состоит из сотрудников, которые работают в местах с разными часовыми поясами. Чтобы работа выполнялась слаженно, нужно уведомить всех и каждого, какому часовому поясу будет подчинен рабочий режим. Каждый работник сам для себя должен решить, сможет ли он выполнять соответствующее требование руководителя. Если есть нежелание работать в нужном часовом поясе, то это значит, что человек не готов подстраиваться, а это уже плохой знак для управленца. С таким сотрудником будет сложно работать.
- Все, что происходит, должны знать все
Необходимо обеспечивать знание всего происходящего всеми сотрудниками. Так получится обеспечить единство команды. Каждый должен иметь представление о том, что происходит, какие события случаются, что даст возможность поддерживать сплоченность коллектива несмотря на то, что его члены работают удаленно друг от друга.
- Обеспечение общего отдыха.
Если во времена ковида нельзя было встречаться из-за угрозы распространения заболевания, то сейчас это стало возможным. Безусловно, собрать всех в одном месте – довольно сложное и затратное занятие. Однако если есть хотя бы малейшая возможность провести пару дней отдыха вместе, то руководитель обязан ею воспользоваться. Помните, что единство команды обеспечивается не только на рабочем месте, но и на отдыхе.
Инструменты управления удаленной командой
В заключение стоит сказать о том, что в современное время есть масса инструментов, способных обеспечить эффективную систему управления удаленными сотрудниками. Цифровые технологии разнообразны. Связь можно поддерживать любыми способами. Это касается и выполнения задач. Существует немало интернет платформ, которые способны обеспечивать постановку, контроль выполнения задач. Как управлять удаленной командой? Интернет и его возможности, компьютерные технологии, инструменты общения без привязки к месту нахождения сотрудников позволяют осуществлять управление на необходимом уровне качества.
Другое дело, что руководителям, которые будут управлять удаленной командой, придется освоить современные инструменты. Но куда важнее для управленца быть лидером. В этом, увы, цифровые технологии не помогут. Если есть желание улучшить управленческие навыки, можно пройти обучение на тренингах для руководителей, где есть возможность получить ценные знания, которые помогут эффективно управлять независимо от того, в каком режиме приходится работать.