Основные правила делового письма, лежащие в основе цивилизованной деловой переписки я оформила в виде советов.
Итак, вот они:
12 советов для того чтобы официальная деловая переписка была цивилизованной, имела правильное оформление
1. Используйте в письме приветствие и персональное обращение к адресату.
Исключением является только очень быстрый во времени вариант переписки (вопрос-ответ), который напоминает общение в формате ISQ. Персональное обращение наделяет письмо индивидуальной направленностью, повышает «включенность» Вашего адресата в предмет переписки.
2. Заполняйте поле «Тема письма» адекватно его содержанию.
Формулировка темы должна точно отражать предмет переписки. Поле «Тема» — это первое, что видит адресат, получив Ваше письмо. Используйте этот факт и сразу настройте адресата на Вашу тему.
3. При отсутствии на рабочем месте /в сети установите функцию «Автоответ». В комментариях сообщите потенциальному адресату дополнительные координаты для обращения и решения его вопроса (если вопрос срочный), а также дату своего возвращения.
4. Сообщайте адресату о получении его письма.
В деловом мире считается хорошим тоном проявлять уважение к партнерам и коллегам: информирование о получении письма – часть письменного делового этикета.
5. Отвечайте по возможности оперативно (т.к. электронная почта – средство оперативного общения). Если по каким-то причинам сразу ответить не удается – сообщите адресату, что Вы получили его письмо и тут же укажите время последующего ответа.
Помните: психологически критическая временная граница ответа — 48 часов после его получения. По истечении 48 часов (если не установлена функция автоответчика) адресат начинает думать, что письмо утеряно или оставлено без внимания.
Задержка с ответом – это всегда риск потерять клиента, заставить волноваться партнера и просто нарушение деловых этических норм.
6. Расширяйте список адресатов письма и формируйте этот список в зависимости от решаемого вопроса.
Если в решении вопроса задействовано несколько адресатов – помещайте адреса всех задействованных в поле «Кому». Этим можно сократить время переписки и обеспечить всем лицам доставку одинаковой информации.
7. В конце каждого письма обязательно помещайте блок контактной информации.
Не допускайте случаев, когда Ваши телефоны и должность указаны только в первом письме.
8. Используйте функцию запроса о получении письма адресатом.
При помощи этого приема Вы избавитесь от необходимости догадываться: дошло ли Ваше письмо? Прочитано ли оно?
9. При ответе на письмо клиента/партнера сохраняйте историю переписки. Не начинайте ответ как новое сообщение!
10. В случае если в решение вопроса клиента/партнера задействованы Ваши коллеги используйте функцию пересылки письма с целью: информировать о состоянии/статусе совместно решаемого вопроса; получить квалифицированный совет/помощь; напомнить об установленных сроках, обязательствах и пр.
11.При пересылке переписки помните о важности сохранения контекста по решаемому вопросу: сохраняйте историю переписки. Но! (читайте следующий пункт)
12. При пересылке писем уделяйте внимание аспектам конфиденциальности и субординации. Удаляйте из истории переписки моменты, однозначно не предназначенные для прочтения третьими лицами.
Очень надеюсь, чтобы эти простые правила делового письма (правила деловой переписки) помогут сделать процесс переписки, составления любых видов деловых писем цивилизованным, максимально комфортным и результативным!
Буду рада вас видеть на моем тренинге E-mail переписка в бизнесе.
Другие статьи по теме «Деловая переписка. Деловое письмо»:
- Написание делового письма
- Правила делового письма
- 7 критических ошибок при ответе на письмо-агрессию
- Как ответить на агрессивное письмо клиента
- Этикет деловой переписки. О хорошем впечатлении
- Требования к письму. О времени ответа на письмо
- Правила ведения деловой переписки. О ‘хитростях’ финала письма
- Составление делового письма. Обращение и приветствие
- Особенности делового письма. Иглоукалывание и деловое письмо
- Особенности деловой переписки. Позови меня тихо по имени
- Правила электронной деловой переписки О теме письма
- Деловая е-mail переписка. Немного о стандартах
- Простые правила русского языка
- Как составить эффективное письмо для e-mail рассылки
- Этика электронной деловой переписки
- Как грамотно написать письмо-отказ
- Бизнес письмо или Как написать письмо партнеру по бизнесу
- Этика делового общения в электронной переписке
- Имидж делового человека в электронной деловой переписке
- Продающее письмо или «Фишки убедительности»
- Коммерческое предложение. Как составить коммерческое предложение
Обратите внимание на наши тренинговые программы по деловой переписке:
E-mail переписка в бизнесе. Управляйте деловыми отношениями
Деловая е-mail переписка с партнерами. Непростые ситуации (продвинутый уровень)