Оперативное совещание это
Оперативные совещания. Их еще называют планерками. Проводятся регулярно (ежедневно или еженедельно) с целью обмена информацией, обеспечения нормального взаимодействия между сотрудниками и подразделениями, контроля выполнения принятых ранее решений и планов. Состав участников относительно стабилен, повестка дня стандартная
Отчетные (итоговые) совещания. Корректнее называть их собраниями. Проводятся в начале каждого отчетного периода (раз в месяц/квартал/год) с целью подведения итогов работы, постановки новых задач и утверждения новых планов работы.
Совещания по развитию. Проводятся с целью выявления и разрешения назревших стратегических проблем (например, существенное снижение продаж через дилерский канал, не связанное с сезонностью), обсуждения возможных путей развития организации и других вопросов стратегического управления. Рекомендуется проводить их не реже двух раз в год
Проблемные совещания. Направлены на коллективное решение тактических проблем, поэтому организуются не регулярно, а по мере их возникновения
Технология проведения планерки идентична технологии проведения отчетного собрания и является относительно простой. В свою очередь, совещания по развитию проводятся по такому же алгоритму, что и проблемные. Эта технология является значительно более сложной и требует незаурядного понимания психологических процессов, сопровождающих групповую работу и групповое принятие решений. Проведение совещаний именно этих двух типов дается руководителям сложнее всего и сопряжено с наибольшим количеством ошибок. Возможно, кто-то будет разочарован, но в данной статье будет разбираться только технология проведения планерок (которую можно будет применить и к отчетным собраниям).
Зачем нужны оперативные совещания
Планерки эффективны на среднем уровне управления, например, как форма совещания в отделе, где все сотрудники выполняют однотипную работу (например, отдел продаж). Отсутствие оперативных совещаний чревато распадом подразделения на отдельные группировки, которые со временем будут становиться все более обособленными, что непременно скажется на качестве внутренних коммуникаций, эффективности бизнес-процессов и лояльности персонала. Особенно актуальным это может быть для коммерческих отделов, где менеджеры большую часть времени проводят «в полях». Другим неприятным последствием может стать снижение авторитета руководителя и потеря управляемости в целом. Это случается, когда сотрудники предоставлены сами себе и плохо представляют себе, чем занимаются их коллеги и руководитель.
На планерках обычно решаются задачи по контролю текущей ситуации в продажах, корректировке планов работы/задач, решению возникших проблем и информированию персонала по тем или иным вопросам.
У оперативных совещаний есть важный ресурс, обычно недооцениваемый — это мотивация персонала. Если они проводятся в начале дня, на них формируется настрой на работу, если в конце дня — на них ставится эмоциональная точка. Можете себе представить, что будет с мотивацией, если совещание проходит долго и нудно, или на нем устраивается очередной разнос.
Очень важна регулярность проведения оперативных совещаний. Важно не отменять и не переносить совещания. Это повышает дисциплину и значимость данных мероприятий. Сотрудники могут распланировать свой день плюс у них не будет возможности уклониться от планерки, мотивируя это, например, важными встречами. Сотрудники должны знать, что совещание не отменяется ни при каких обстоятельствах. Если же руководитель ждет пока соберутся все, и лишь после этого начинает совещание, это очень быстро расхолаживает весь коллектив. Опозданий становится все больше и больше, никто не спешит, иногда доходит до того, что приходится обзванивать всех и персонально приглашать. Проблема решается достаточно просто. Один раз нужно поставить персонал в известность, что теперь ждать никого не будут, и опоздание будет расцениваться как нарушение дисциплины. После этого необходимо жестко придерживаться заявленного принципа. Причем, важно, чтобы исключений не было ни для кого, даже если это ведущий сотрудник или он должен выступать первым. После того, как сотрудники поймут, что ваши намерения тверды, опоздания постепенно прекратятся
В случае невозможности присутствовать на совещании по уважительной причине, участник информирует руководителя
У регулярно проводимых планерок есть еще одно достоинство — они стимулируют сотрудников на более интенсивную работу, ведь им нужно будет отчитаться о проделанной работе и вовремя выполнить все поручения руководителя. Соответственно, у них нет возможности отложить неприятную, неинтересную или трудную работу на потом.
Обратите внимание на наши тренинговые программы: