Правильная постановка задач сотрудникам – залог успешной работы. От четкости формулировки задания зависит не только качество, но и время его выполнения. Руководитель, который компетентен в управленческой деятельности, умеет четко ставить задачи подчиненным. Персонал понимает начальника, не ошибается и результативно выполняет поручения. Как ставить задачи сотрудникам? Когда задание является идеальным? Что нужно учесть, чтобы подчиненные выполняли поручения с желаемым итогом?
Что такое постановка задач сотрудникам?
Это процесс, который выражается в составлении и выдаче заданий. Они должны быть четко сформулированы, иметь описания условий, которые позволят их выполнить успешно. Правильно составленные задачи сводят к минимум число возможных вопросов. Работа подчиненных упрощается. Скорость выполнения заданий увеличивается, что дает возможность получать нужный результат в установленный руководителем срок.
Важно понимать, что задачи для сотрудников, которые грамотно поставлены, помогают не только конкретным членам команды выполнять поручения. Правильная постановка заданий способствует слаженности деятельности всего коллектива. Каждый понимает, за что и кто ответственен. Если и возникают проблемные ситуации, то персонал способен решить их самостоятельно, без участия начальника. Кроме того, подчиненные смогут корректировать свои действия, работать совместно для достижения общей цели.
Задачи для сотрудников – какие бывают
- Важные долгосрочные.
Планирование задач сотрудникам, которые являются важными, долгосрочными, требует немало времени. Необходимо затратить много сил, ресурсов, чтобы их подготовить. К ним относятся задания, связанные с достижением таких целей, как повысить численность клиентов, увеличить объем прибыли, занять лидирующую позицию среди конкурентов и т.д.
- Важные текущие.
Такие задачи имеют срок выполнения в течение дня или последующих нескольких дней. К ним можно отнести проведение переговоров с клиентом, определение плана работ на неделю, заключение договора с обслуживающей компанией и пр.
- Повседневные.
Постоянные, которые каждый день приходится выполнять: обзвон клиентов, заказ товаров, рассылка предложений и т.д. Повседневные задачи имеются у сотрудников любой компании.
- Периодические, прочие.
Задания, которые возникают в силу тех или иных обстоятельств: проконтролировать переезд в другое офисное помещение, провести подготовку мероприятия и пр. Сюда же входят и другие задачи, которые имеют отношение к жизни компании, но не так важны для ее роста или развития.
Задачи сотрудников организации, как мы поняли из списка выше, бывают разными. Но каждая имеет значение для успешной деятельности компании. Важно правильно относить то или иное задание к тому или иному виду. При четком понимании данного момента у руководителя появляется реальная возможность более грамотного управления.
Идеальная задача – какой она должны быть
Как поставить задачу сотруднику, чтобы получить нужный результат? Чтобы поручение было идеальным, нужно помнить о том, что она должна быть:
- Внятной, четко сформулированной;
- Ограниченной по времени;
- Измеримой;
- Выполнимой.
Четко формулировать задания нужно, чтобы подчиненные правильно поняли, что требует начальник. Необходимо внятно объяснять суть поручения. В противном случае сотрудник может понять руководителя неправильно. Пример – задание по отправке предложения важному клиенту. Нужно указывать ФИО клиента, озвучивать тему разговора и тот результат, который нужно добиться посредством предложения. Однако слишком детализировать задание не стоит. Главное – указать все моменты, которые позволят поставить точную задачу.
Контроль задач сотрудников напрямую связан со сроками их выполнения. Если срок не установлен, то и результата может не оказаться на тот или иной момент времени. Поэтому при выдаче задания нужно устанавливать время, в течение которого оно должно быть выполнено. При этом желательно, чтобы срок был двойным. Например, крайний срок – 1 августа, а предварительный – 20 июля. Так у сотрудника будет время, в течение которого можно будет внести корректировки, исправить ошибки, если таковые возникли. Система подобного подхода всегда положительно влияет на деятельность подчиненных.
Измеряемость задачи выражается в точных параметрах. Пример — если нужно повысить прибыль, то следует указать, на какую сумму. Другой пример – открыть новые подразделения компании. В этом случае нужно уточнить, сколько таких подразделений должно начать работать в установленный срок. Абстрактная формулировка задачи всегда приводит не к тому, что ожидает получить руководитель. Особенно важно давать измеряемые задачи, когда они связаны с количественными показателями.
Задачи для сотрудников должны быть выполнимыми, то есть такими, которые реально выполнить. Руководитель обязан ответственно подходить к выдаче заданий. Если в принципе ту или иную задачу нельзя выполнить, то не стоит ожидать результата. Итог невыполнимых поручений приводит к весьма печальным результатам. Персонал становится пассивным, задания выполняются не полностью, а частично. С течением времени развивается ситуация, когда подчиненным становится все равно. Равнодушие – сильнейший враг, способный привести к серьезным проблемам.
Как ставить задачу подчиненным правильно — советы
О том, когда задача является идеальной, мы написали выше. Но кроме того, нужно:
- Правильно выбирать место, время выдачи поручения. Отличное решение – задачи, которые озвучиваются на повседневных совещаниях, функции которого напрямую связаны с постановкой и контролем задач сотрудникам;
- Соблюдать субординацию. Если есть руководящие менеджеры, то следует выдавать задание именно им, а не тем, кто им подчиняется;
- Грамотно выбирать тех, кто станет выполнять поручение. Нельзя ставить задачу по увеличению продаж сотруднику, который, например, занимается сотрудничеством с партнерами по бизнесу. Правильное распределение задач в соответствии с профессиональной компетенцией – гарантия успеха;
- Назначать ответственных за выполнение той или иной задачи. В противном случае результата не будет. Сотрудники должны знать, кто и за что ответственен.
- Мотивировать подчиненных, а также хвалить их, если есть причина это делать. Руководитель, который помнит о мотивации и необходимости отмечать успехи тех, кто работает под его руководством, всегда добивается того, что желает получить. Его отношение к подчиненным положительно влияет на поведение персонала и дает хорошие результаты.
Постановка задач подчиненны – основные ошибки
Руководители, увы, часто допускают ошибки при поставке и контроле задач сотрудников. Зачастую задания являются невыполнимыми, так как отсутствуют необходимые ресурсы, возможности у тех сотрудников, которым они выдаются, или у них нет достаточного опыта. Нередки ситуации, когда весь персонал задействован на решении одной задачи, пускай, даже очень важной, но это неправильно. Необходимо помнить о сопутствующих делах, которые нужно делать, чтобы общая цель была достигнута, а компания была по-прежнему успешной во всех сферах ее деятельности.
Очень часто начальники не следят, как ведется проект. Многие руководители интересуются только результатом. А ведь нужно знать, что происходит в течение всего времени, которое установлено для выполнения задания. Следует отмечать промежуточные успехи, чтобы подчиненные стремились к тому, чтобы итог оказался именно таким, который нужен для полного выполнения поручения. Кроме того, если начальник следит за тем, как ведется проект, он всегда может скорректировать работу сотрудников, чтобы результат оказался идеальным.
Еще одна ошибка – угрозы, которые озвучиваются руководителем. Например, начальник грозит увольнением за невыполнение задания. Это негативно влияет на обстановку в коллективе. Да, подчиненные могут испугаться и обязательно выполнят задание. Но как это будет сделано? Вполне вероятно, без стремления вникнуть в суть дела, которое поручено. Равнодушие в данном случае может сыграть весьма злую шутку. Кроме того, не следует ставить сразу несколько задач одновременно. У сотрудника может не хватить сил все их реализовать. А если и выполнит, то точно где-то ошибется, или задание будет выполнено не полностью.
Ошибка – отсутствие примеров. Если нет таковых, то сотруднику достаточно непросто будет достигнуть результата. Поэтому при выдаче новых заданий их нужно тщательно прорабатывать в плане информативности, а при наличии примеров всегда снабжать подчиненных сведениями о них, чтобы они имели ориентиры в своей работе. Кроме того, нужно обеспечивать обратную связь. Персонал должен иметь возможность обратиться к руководителю для уточнения, получить ответы на вопросы, если таковые имеются.
Важно адекватно устанавливать дедлайны. Об этом забывают многие руководители. Зачастую они хотят получить результат в очень короткие сроки, но в реальности это сделать невозможно. Тому причиной могут служить различные факторы. Например, нет возможностей, которые позволяют выполнить задачу в установленный начальном срок. Сотрудники торопятся, допускают ошибки, а так как нужных ресурсов нет, то происходит срыв сроков. При установке дедлайнов нужно помнить и о том, выполнение какого количества заданий возложено на конкретного подчиненного. Физически нереально выполнить много задач одновременно. Недочеты в данном случае гарантированы.
Заключение
На основе вышенаписанного можно сделать однозначный вывод. От постановки и контроля задач подчиненных зависит успешность работы компании, предприятия, организации в целом. И на руководителе лежит ответственность за то, как и с каким содержанием выдаются задания сотрудникам. Начальник обязан тщательно подходить к составлению и выдаче поручений, брать в учет все нюансы, которые могут помочь или помешать выполнению поручений. Он должен помнить о мотивации, о делегировании и прочих моментах, которые способны повлиять на деятельность подчиненных. Понятные, четко сформулированные задачи, которые измеримы и выполнимы, имеют срок, в течение которого требуется их выполнить, являются ключевым инструментом грамотного управления. В свою очередь, грамотное управление всегда ведет к успеху в любой сфере деятельности. Если вы являетесь управленцем и хотели бы отрегулировать работу, связанную с постановкой задач сотрудникам, то всегда можно пройти обучение на тренингах для руководителей. Таким путем реально достигать высоких результатов в мире бизнеса.