Электронная деловая переписка. О теме письма
- Что написать в теме делового письма?
- Примеры заполнение темы в деловой переписке
- Советы по заполнению поле «Тема» в деловом письме
Как заполнить тему делового письма? Как сделать это правильно? Эта статья о заполнении поля «Тема письма» в электронной деловой переписке.
Что написать в теме делового письма?
Заполняйте поле «Тема письма» адекватно его содержанию.
Простая, казалось бы, вещь. Пишешь партнеру о сроках отправки документов – напиши в теме «О сроках отправки Договора». Пишешь об изменении юридического адреса – напиши в теме «Об изменении юридического адреса». Но, как показывает практика переписки, не все, очевидное для нас, столь же очевидно для других…
На днях моя подруга и коллега (Наташа) в очередной раз облегченно вздохнула, получив письмо от своего делового партнера. И сказала: «Красота! Не письмо, а песня! Еще не открыла его, а уже знаю, о чем пишет!». А потом добавила: «Да и отыскать любое из его писем в моем ящике теперь минутное дело!»
«И что в этом особенного?» — справедливо спросите вы. И тогда я расскажу Вам, почему нынешний порядок в переписке с адресатом так радует мою подругу.
Как заполнить тему делового письма? Примеры
Наташа – специалист по работе с клиентами и партнерами в тренинговой компании.
Чуть более 2-х месяцев назад у нее началась переписка с новым деловым партнером компании. (Назовем его «Вася»). В начале предстоящей совместной работы всегда много вопросов, которые надо обсудить, прояснить, уточнить, закрепить и пр. В день Наташа и Вася обменивались большим количеством сообщений. Но если бы вы заглянули в Наташину папку с входящими письмами и посмотрели на ветку переписки с Васей, то обнаружили бы совершенно незамысловатую картину. Писем много, но вся информация сводится к двум смысловым моментам: в поле «От кого» значится «Вася», а в поле тема — «Сотрудничество с Пермью» (Имя Наташиного делового партнера и название города по понятным причинам мною изменены. Как говорится, всякие совпадения прошу считать случайностью).
Представьте себе ситуацию: первое письмо имеет тему «Сотрудничество с Пермью». Из этого письма Наташа узнает информацию об адресате, о его компании, знакомится с его коммерческим предложением. Отвечает. В следующих письмах уточняются детали работы, специфика проведения выездных тренингов, обсуждаются финансовые, организационные аспекты и пр. (В конце недели в Наташином ящике 17 писем от Васи). При этом все письма: от первого до последнего — имеют один вариант темы: «Сотрудничество с Пермью». А теперь представьте, что приходится делать, если срочно нужно, например, найти в этой переписке одно конкретное письмо с конкретной информацией. Как говорится, « и ежу понятно», что приходится делать: открывать письма наугад и пытаться приблизительно вспомнить, в какой из дней недели этот вопрос обсуждался. Говорить о временных затратах, результативности такого поиска и сопутствующих эмоциях не стану. И так все понятно.
Советы по заполнению поле «Тема» в деловой переписке
Выводы:
1.Помните, что поле «Тема» – важная часть электронного письма.
2.Заполняйте поле темы рационально, делайте информацию предельно информативной.
Например, «Договор.Счет.Акт» вместо «Документы»
3. По мере изменения аспектов обсуждаемого вопроса вносите уточнение в тему (используйте расширение).
Например,
Сотрудничество с Пермью→Сотрудничество с Пермью.Даты→ Сотрудничество с Пермью.Договор
4. Делайте объем темы содержательным, но предельно кратким (количество знаков, видимых адресатом при получении, в поле «Тема» достаточно ограничено)
Например,
Сотрудничество с Пермью → Пермь.Даты → Пермь.Договор
5. Если в переписке с деловым партнером/клиентом вы видите, что поле «Тема» заполняется им произвольно/не заполняется вовсе, возьмите инициативу в свои руки и попробуйте один из двух сценариев:
— При ответе корректно меняйте содержание поля «Тема»/сами заполняйте его. Если адресат внимателен, возможно, уже этого действия будет достаточно чтобы привести переписку в нормальный вид. Если же адресат по-прежнему продолжает (скорее всего, просто по привычке) игнорировать содержимое этого поля – воспользуйтесь другим сценарием (читайте ниже):
— Напишите адресату письмо с просьбой/предложением приблизительно следующего содержания: «Вася, мне очень хочется, чтобы наша переписка была эффективной и мы могли предельно оперативно решать все наши деловые вопросы. Предлагаю в поле «Тема» сразу указывать предмет и содержание письма. Думаю, так мы существенно повысим эффективность нашего общения».
Наташа воспользовалась моими советами. И вот уже второй месяц наслаждается прозрачностью и четкостью получаемых писем!
Такого же наслаждения желаю и вам, мои уважаемые читатели!
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Что такое тема в письме?
Тема в письме — это короткая строка в специальном поле «Тема», в которой вкратце обозначается главный смысл письма. Она помогает адресату ещё до открытия понять, о чём письмо, и потом быстро найти его среди других сообщений.
Какой должна быть тема делового письма?
Тема делового письма должна быть краткой, конкретной и точно отражать содержание письма. Лучше избегать общих фраз вроде «Вопрос» или «Документы» и писать так, чтобы по теме сразу было понятно, о чём письмо: например, «Запрос коммерческого предложения» или «Подтверждение участия в конференции».
Что написать в теме письма, чтобы его прочитали?
Чтобы письмо захотелось открыть, в теме сразу обозначьте конкретную пользу или суть: не «Вопрос», а «Вопрос по срокам оплаты», не «Резюме», а «Резюме на позицию маркетолога». Избегайте длинных и общих формулировок, пишите коротко, по делу и так, чтобы адресат сразу понял, зачем ему открывать это письмо.
Что пишут в тему письма?
В тему письма пишут краткий смысл сообщения: о чём письмо и по какому поводу вы обращаетесь. Например: «Вопрос по договору № 15», «Подтверждение участия в семинаре» или «Коммерческое предложение по поставке оборудования». Это помогает адресату сразу понять важность и содержание письма.
Какова тема официального письма?
Тема официального письма — это краткая и точная формулировка его содержания, отражающая основной вопрос или просьбу. Она должна быть деловой, без эмоций и разговорных слов, например: «Запрос информации о…», «Направление отчёта за…», «Ходатайство о предоставлении…». Такая тема помогает адресату сразу понять, о чём документ, и правильно его обработать.
Обратите внимание на наши тренинговые программы, которые могут вам помочь:
- E-mail переписка в бизнесе. Управляйте деловыми отношениями
- E— mail переписка с партнерами. Непростые ситуации (продвинутый уровень)
- Деловая переписка. Имидж и деловые интересы
Статьи по теме: