Алгоритм постановки задач сотрудникам

• Что такое постановка задач
• Виды заданий
• Шаги – схема действий
• Причины невыполнения
• Распространенные ошибки
• Заключение

Постановка задач сотрудникам – важная составляющая руководящей работы. Задачи могут быть разными по степени сложности или по сроку выполнения. Каждая имеет значение для успешного ведения деятельности. Важно правильно ставить задачи работникам. Результат их исполнения напрямую зависит от действий, которые составляют алгоритм постановки задач сотрудникам. Что это такое? Какие шаги нужно предпринять, чтобы правильно выдать задание?

Что такое постановка задач

Бизнес деятельность строится на этапах работы. В частности, это задачи, которые выполняются персоналом для достижений той или иной цели. Их постановкой в большинстве случаев занимается представитель руководящего состава. Руководитель ставит задачу, и сотрудники ее выполняют. В больших компаниях задание зачастую проходит несколько звеньев, оно может делиться на части и выдаваться нескольким работникам. В маленьких фирмах задачи выполняются ограниченным количеством человек. Нередки ситуации, когда задание выдается одним человеком и им же оно выполняется.

Очень важно правильно ставить задачи. Их постановка – это процесс четкой формулировки задания, предполагающий освещение деталей его выполнения. От полноты, содержательности процесса зависит результат исполнения. Тогда сотрудник лучше поймет руководителя, он сможет быстрее и правильнее выполнить выданную ему задачу. Такой процесс принято называть алгоритмом постановки задач. Это своего рода инструкция, которую стоит придерживаться, чтобы коллектив работал продуктивно. Необходимо помнить, что успех деятельности всей компании напрямую зависит от того, как будет выполняться то или иное задание.

Виды задач

Перед тем, как использовать схему постановки задач, стоит разобраться в видовых их вариациях. Задания могут иметь разную срочность и степень важности. Соответственно, это влияет на приоритетность, как для самого начальника, так и его подчиненного, который станет выполнять задачу. Все задания можно разделить на следующие виды.

• Важные, которые имеют характер долгосрочности. Их реализация требует больше времени и сил, ресурсов. Например, это может быть задание, связанное с поиском новых клиентов, освоение новой рыночной ниши;
• Важные для текущего времени. Их выполнение может занимать 1-2 дня или чуть больше. Решение таких заданий требуется для нормального текущего функционирования компании. Пример, встреча с поставщиком, важным клиентом и т.д.
• Ежедневные, которые требуют решения каждый день. Как правило, такие задания имеют повторяющийся характер. Например, совещание по рабочим вопросам.
• Такие, которые возникают по ситуации. Возникла проблема, ее надо решить, к чему привели те или иные обстоятельства внешнего характера.

Шаги постановки задач

Последовательность этапов постановки задачи – это важно. Но перед тем, как выдавать задание, стоит все-таки подготовиться. Задачи не ставятся между делом. Нужно подходить к выдаче заданий обстоятельно. Это особенно касается тех задач, которые имеют большое значение для деятельности компании в целом. Не стоит давать поручения в суете, на бегу, в других неподходящих для обстоятельной работы условиях. Потому что есть не только опасность, что задача будет выдана без соответствующих инструкций и понятных описаний. Сотрудник может вовсе забыть, что ему дали поручение и вряд ли поймет, что ему нужно делать.

Постановка задачи, алгоритмы решения – единое целое. Но с чего начать и чем закончить? В список шагов грамотного руководителя в целях выдачи поручения входит следущее.

• Объяснение по существу с четким описанием сути задачи.
• Определение цели, которую должен достигнуть сотрудник.
• Указание сроков исполнения.
• Установка приоритета по отношению к другим задачам.
• Уточнение, понял ли работник, что ему нужно сделать.
• Выяснение, сможет ли подчиненный выполнить задание.
• Указание на промежуточный, а также итоговый контроль выполнения.
• Обсуждение решения задачи, если что-то пойдет не так.

Перечисленные шаги постановки задачи – путь к ее эффективному выполнению. Однако на стадии подготовки необходимо понять, а во время постановки выяснить, имеются ли у сотрудника необходимые ресурсы. Возможно, что нужно будет подключить других работников, которые смогут предоставить нужные ресурсы. Кроме того, при выборе подчиненного, который станет выполнять поручение, необходимо подумать, а способен ли он на это. Работник может не иметь достаточного опыта, наличие которого способно сказаться на исполнение того или иного задания, особенно важного и предполагающего больших временных и трудовых затрат.

Невыполнение задачи – причины

Этапы алгоритма постановки задач, как мы заметили, составляют процесс выдачи задания, которое в дальнейшем будет успешно выполнено. Однако случаются ситуации, когда даже при использовании схемы действий и правильной последовательности выдачи поручения сотрудник не справляется с выполнением. В данном случае есть вполне очевидные причины.

• Не умеет, так как не обладает достаточными навыками, знаниями.
• Не смог понять, в результате чего не достигнута цель.
• Не имеет возможности, так как не обладает достаточным количеством ресурсов, полномочий.
• Просто не хочет, но такое случается редко, так как подчиненные редко идут на риск остаться без работы по причине «хочу/не хочу».

Исключив последний вариант, как маловероятный, можно легко сделать вывод. Руководитель не смог правильно поставить задачу или выбрал неподходящую кандидатуру для ее выполнения, не предпринял действий, которые обеспечили бы исполнение поручения должным образом.Итог – задача не выполнена.

Распространенные ошибки при постановке задачи

Шаги алгоритма постановки задачи предпринимают немногие современные руководители при выдаче всех поручений, независимо от их степени важности и срочности. Как правило, задание выдается очень быстро и без сопроводительной информации, каких-либо уточнений. Зачастую начальники одержимы достижением цели, не беря в учет сложности, которые могут возникать в работе подчиненных. Порой на решение одно задачи направляются все имеющиеся ресурсы, исполнение других приостанавливается или останавливается вообще. В итоге компания начинает испытывать трудности уже после того, как проходит эйфория достижения поставленной важной цели. Чтобы такого не происходило, нужно пользоваться алгоритмом постановки задач сотрудникам, делать это всегда, даже при решении не особо важных рабочих вопросов.

Чтобы не допускать ошибок, необходимо:

• Планировать задачу, оценивая реально имеющиеся ресурсы и возможности, а также анализировать, если речь идет о важных заданиях, ключевые маркетинговые показатели;
• Предоставлять все информацию, которая касается выполнения поручения, чтобы сотрудник не занимался самостоятельным поиском нужных данных или не делал предположений. На все это уходит время, а результат может оказаться совершенно не таким, на который рассчитывал руководитель;
• Помнить обо всех задачах, стоящих перед компанией, не только о самых важных, но и постоянных, текущих, находящихся дальше по системе приоритетов. Нельзя направлять всю команду на исполнение одного задания. В этом случае пострадают другие области деятельности. И даже если задача будет выполнена успешно, то при анализе других направлений выяснится, что компания проиграла, а не выиграла.

Заключение

Некоторые специалисты считают, что разработке алгоритма предшествует постановка задачи. Но если учесть, что алгоритм в данном случае предполагает этапы постановки задачи, то указанное выше мнение является неверным. Сначала поставил, потом разработал? Конечно, нет. Перед тем, как выдавать задание, нужно продумать массу нюансов с ним связанных, начиная от того, кому его поручить и какие ресурсы для выполнения понадобятся. Безусловно, это непростое дело. Но всему можно научиться, чтобы давать поручения правильно и четко.

Обучение начальников на тренингах для руководителей проводится по разным темам. Многие из них имеют отношение к постановке задач. Мы неоднократно говорили о том, что руководителем не рождаются, а становятся. Даже если имеется генетическая предрасположенность к руководству, то не всегда, так сказать, «начальник от бога», умеет, например, во всех случаях принимать верные решения или умеет ставить задачи перед подчиненными. Поэтому, если есть желание добиться успеха на руководящей должности, стоит учиться нюансам управления, тем более это касается грамотной выдачи заданий, так как от их исполнения зависит, будет ли компания расти и развиваться дальше.