- Понятие тайм-менеджмента
- Принципы тайм-менеджмента
- Первые 5 правил
- Следующие 5 правил
- Заключительные 5 правил
- Заключение
Планирование времени – понятие, которое знакомо многим занятым людям, особенно в мире бизнеса. Однако не каждый следует определенным принципам при выполнении тех или иных работ, ориентируясь на использование такого ценного ресурса, как время. В итоге не все получается сделать. Человек постоянно занят. Ему некогда отдыхать. Однако нужно стремиться к тому, чтобы жить все-таки дома, а не на работе. Как это сделать? Необходимо помнить о правилах планирования времени, и тогда получится все успевать, но при этом не быть загруженным до такой степени, что не будет оставаться времени на отдых.
Понятие тайм-менеджмента
Планирование рабочего времени напрямую связано с таким понятием, как тайм-менеджмент. В данном случае речь идет об управлении временем. По своей сути, планирование и управление – родственные понятия. Однако тайм-менеджмент охватывает более широкую область. Это техники, а также различные методы планирования временем, которые позволяют управлять собой и своей работой. Он не только дает возможность успешно планировать время, но и помогает экономить ресурсы.
Существует много разных систем тайм-менеджмента. Одна предполагает жесткость планирования, другая – строится на более мягком подходе и т.д. Как показывает практика, универсального подхода к управлению временем не существует, что вполне понятно. Каждый имеет свой набор рабочих задач, занимает ту или иную должность, от которой зависит загруженность и особенность выполняемых действий, реализуемых решений.
Принципы тайм-менеджмента
- Приоритезация.
- Планирование.
- Структурирование.
Расстановка приоритетов – это умение определить особо важные и менее важные задачи, решать их по степени важности. При определении степени важности учитывается срок и сложность задачи. Планирование времени работы – один из принципов тайм-менеджмента, который позволяет выделить определенный временный промежуток для исполнения задачи, причем с учетом первого принципа – приоритезации в плане срока и сложности. Структурирование предполагает умение понять, как следить за выполнением задачи и как отслеживать ее итоги.
Эффективное планирование времени – первые 5 правил
Процесс планирования времени должен быть управляемым. Для этого нужно помнить о золотых правилах, способных помочь сделать так, чтобы работа не становилась вашей жизнью, а была только важной ее частью.
- Планируйте каждый день и контролируйте итоги.
- Используйте месячный план, применяйте календарь.
- Выделяйте делу именно время – в часах, минутах.
- В процессе работы ни на что не отвлекайтесь.
- Умейте остановиться.
Эффективное планирование времени – это четкое понятие. Оно предполагает, что план нужно составлять каждый день. Это можно делать утром либо вечером. Можно и с начала и под конец дня. Прежде чем планировать, что нужно выполнить завтра, оцените итоги предыдущего дня. Выводы можно сделать и позже, например, через неделю. Главное – записывайте, получилось ли выполнить запланированную задачу.
Помимо плана на каждый день, стоит составить список дел на месяц. Так получится более продуктивно подводить итоги за более крупный период, чем 1 день или неделю. Используйте календарь, который визуально дает лучше понять, какие дни рабочие, а какие – выходные. При выполнении задачи следует следовать тому времени, которое вы запланировали на ее решение. Если вы не успели сделать ее полностью, нужно остановиться и перейти к другой, правда, не сразу, а после 10-15-минутного отдыха. Подобный подход научит вас укладываться в срок, вами же установленный изначально. Соответственно, нужно правильно выделять время на решение задачи. Однако слишком много времени выделять не стоит, потому что это – неверный метод Выполнение задач будет затягиваться.
В процессе работы нельзя ни на что отвлекаться. Это важно, так как в противном случае решение задачи продлиться в течение более длительного периода. Если вы отвлечетесь, например, на звонок, то потеряется изначальное внимание, будет потеряна концентрация, что приведет к более продолжительному процессу выполнения задачи. Кроме того, важно уметь останавливаться. Если задача уже решена, но вы скрупулезно ищете ее недостатки и хотите ее доработать, то не стоит этого делать. Лучше позже оценить результат работы. Вполне возможно, что ваш перфекционизм окажется лишним.
Планирование и организация времени – следующие 5 правил
- Используйте принцип 60/40.
- Объединяйте однотипные дела.
- Выполняйте большую часть задач в 1 половине дня.
- Планируйте реалистично.
- Крупные задачи выполняйте частями.
Применять правила планирования времени необходимо, чтобы все успевать. Однако не старайтесь использовать все имеющееся время рабочего графика. Лучшее решение -рассчитывать на 60 процентов из 100 возможных. Могут произойти события, которые предсказать не получится. И именно их стоит учитывать при планировании времени. Важная рекомендация, которой стоит придерживаться – объединяйте однотипные дела. Если нужно сделать разные звонки в течение дня, то сразу стоит позвонить всем, с кем вы хотите связаться в рабочее время. Кроме того, старайтесь выполнять большее количество запланированных задач в 1 половине дня. Это позволит ощутить, что вы успешно справляетесь со своими делами. На 2 половину дня желательно оставлять не очень сложные и менее значимые задачи.
Не старайтесь насытить день множеством задач. Многие ставят огромное количество вопросов, которые хотят решить, а в итоге с этим не справляются. Стоит тщательно подумать над тем, сможете ли вы справиться с делами, которые внесли в свой план. Что касается задач по объему, то крупные стоит выполнять частями. Достижение промежуточных целей позволит выполнить всю задачу более успешно.
Планирование и управление временем – 5 заключительных правил
- Убирайте то, что уже использовали, на свои места.
- Избавьтесь от ненужных предметов.
- Вещи должны находиться на определенных местах.
- Отдыхайте между выполнением задач.
- Ведите правильный образ жизни.
Беспорядок на рабочем месте создает хаос. Четкое планирование и распределение времени не терпит хаоса. Поэтому, как только вы воспользовались тем или иным предметом, сразу же уберите его на свое место. Периодически просматривайте то, чем пользуетесь. Если найдены предметы, которые не применяются вами по назначению, утратили свою актуальность, от них нужно избавляться. Кроме того, нужно выбрать конкретные места для расположения тех или иных вещей. Если будет обеспечен порядок, предметы будут храниться на своих местах, то планирование времени будет успешным только потому, что не придется тратить ценный ресурс на поиск необходимых для работы вещей.
Отдых между выполнением задач необходим. 10-15 минут достаточно, чтобы настроиться на решение следующего рабочего вопроса. Отсутствие отдыха всегда негативно сказывается на результате решения каждой последующей задачи. Нужно освобождать мозг от полученной ранее информации. Так получится быть максимально готовым к реализации следующего пункта рабочего плана. Что касается ведения правильного образа жизни, то это, безусловно, важно. Нужно высыпаться, выделять время на активности и спорт, следует правильно питаться. Хорошее здоровье – залог успеха в любых делах! Плохое самочувствие точно сыграет с вами злую шутку. Помимо того, что вы физически будете себя плохо чувствовать, вы еще и морально не будете готовы к тому, чтобы работать.
Заключение
Планирование времени руководителем или рядовым работником – это важно. Мы рассказали, каких правил стоит придерживаться, чтобы работа не заменяла жизнь. Помните о себе, о своих близких, им тоже нужно уделять внимание. Если рабочее время не планировать, не вести его учет, то оно заберет минуты, часы отдыха, личного времяпрепровождения. Применяя вышеперечисленные основные правила, у вас получится повысить качество жизни, выделяя на работу время, в течение которого вы успеете реализовать себя как руководитель или сотрудник.Проблемы, связанные с деятельностью в компании, на предприятии, на производстве, будут более успешно устраняться, чем в случае, если вы станете заменять свою жизнь работой. Навык планирования времени – это искусство. Но его всегда можно получить, пройдя обучение на тренингах по тайм-менеджменту. Обучение даст возможность менеджеру, начальнику, любому другому сотруднику не только правильно распределять свои силы, но и поможет экономить имеющиеся ресурсы.